業務フローチャートの書き方

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RFPを作ったり、仕様書を作る際、業務の流れがわかるフローチャートをつけておくと、非常に精度の高い見積もり、提案が出てきます。
逆に言えば、フローチャートがついていないと、不明確な点が非常に多くなり、見積もりや提案書の信頼性が下がり、プロジェクト開始後に、「これは契約に含まれている」「いや、含まれていない」
といった、相互認識のズレが出てきます。

では、そのフローチャートです。

中小企業の現場では、フローチャートを書いたことがないという人の方が圧倒的多数です。
しかし、フローチャート作成そのものは、そんなに難しいことではありません。

業務フローを書くだけなら、覚えるべき記号やルールは10個にも満たない。
アルファベットを覚えるよりも簡単です。

以下、その方法について簡単に説明します

1. 処理の単位をブロックで表し、矢印でつなぐ

処理の単位ごとにブロック（長方形）を書き、ブロック内に処理内容を記述します。通常、上から下に流れるような形で配置します。
処理の単位の細かさは任意ですが、業務フローという点では、一つの動作レベルまで細かくした方が、より分かり易くなります。
複数の命令からなる一まとまりを一つの処理単位とすることもできます。
細かくすれば、現場の業務マニュアルとしても利用できますし、大きくすれば、ビジネスモデルを表現することにも使えます。

2. 条件分岐

処理が条件によって分岐する場合には、ひし形を書き、ひし形の中に分岐条件を書きます。
分岐条件が真の場合と偽の場合で2種類が基本ですが、業務フローを表現する上で、３つ以上の複数の分岐になる場合は、それでも構いません。
※ JIS規格からははずれますが、フローがわかればいいので、あえて、準拠させなくても構いません。

矢印はひし形の頂点から引かれることになります。
各矢印の横に真、偽がわかるような、あるいは、条件がわかる様な記号をつけます。

3. 合流

処理が合流する時は、線をつなぎます。

4. 始点・終点

業務の開始時点で、始点と言います。
システム用語では、業務のトリガー（引き金）と呼ぶこともあります。
何かのきっかけがあって、業務が開始されるわけですから、そのきっかけを表します。

それぞれの「始点」や「終点」には、その引き金となる業務名を入れるといいでしょう。

原則として、始点と終点は両端が丸いボックスで囲みます。

5. 帳票・データベース

扱う紙を「帳票」と呼び、システムにデータを投入するということは、「データベース」に記録するということになります。
したがって、システムを使う場合は、「データベース」を記載します。
記号は図の通りです。

6. 組織・部門

組織、人の帯を作り、誰がその業務・処理を行うのかを把握出来る様にします
これによって、どの部門（組織）で、何が行われているかを俯瞰的に見ることができます。

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岡本興一